Acta de constitución de una ESAL: modelo y cómo diligenciarla

Antes de que la Cámara de Comercio registre tu fundación, hay un papel que lo arranca todo. El acta de constitución de una ESAL es el documento con el que un grupo de personas deja por escrito que decidió crear una entidad sin ánimo de lucro, aprueba sus estatutos y nombra a sus primeros directivos. Sin esa acta firmada, la Cámara de Comercio no registra la entidad y la DIAN no le asigna el NIT. Acá te explicamos qué debe contener, quién la firma y cómo diligenciarla sin errores que después toca corregir.

En Hepacom somos una fundación (una ESAL) que trabaja por la vivienda digna de familias en Itagüí, así que este trámite lo conocemos de adentro. Esta guía es informativa; el registro lo hace la Cámara de Comercio.

Qué es el acta de constitución de una ESAL y para qué sirve

Es el registro escrito de la reunión en la que los fundadores deciden crear la entidad. Ahí queda la voluntad de constituir, el nombre, el objeto, los estatutos aprobados y los nombramientos. Ese documento es la prueba de que la ESAL nació con reglas claras.

Sirve para dos cosas concretas: es el soporte que pide la Cámara de Comercio para inscribir la entidad y es la base sobre la que después se hace todo lo demás, desde sacar el NIT hasta abrir una cuenta bancaria. Si el acta está mal, el resto se traba.

Qué debe contener el acta

Un acta incompleta es la causa número uno de devoluciones en la Cámara. Estos son los elementos que no pueden faltar.

Errores comunes al redactar el acta

• Objeto social copiado y pegado: si es demasiado amplio o ajeno a tu labor, la DIAN puede negarte después el Régimen Tributario Especial.
• Falta la aceptación de cargos: nombrar al representante no basta; debe quedar por escrito que aceptó.
• Firmas incompletas o sin documento: si falta una firma o un número de cédula, la Cámara devuelve el trámite.

Quién firma el acta y cómo se aprueba

La firman todas las personas que constituyen la entidad, que pueden ser una o varias según el tipo de ESAL. En una fundación basta con el fundador o fundadores; en una corporación o asociación se necesitan varios miembros. Además, quien fue nombrado como representante legal y como revisor fiscal (si aplica) debe dejar constancia de que acepta el cargo.

Las decisiones del acta se aprueban por los constituyentes reunidos. No hace falta notaría para el acta en sí, pero las firmas de quienes aceptan cargos suelen requerir reconocimiento ante notario o presentación personal en la Cámara. Si aún no sabés qué figura te conviene, mirá la diferencia entre fundación, corporación y asociación.

Cómo se diligencia paso a paso

El orden que a nosotros nos funcionó es sencillo. Primero, redactar los estatutos, porque el acta los aprueba. Segundo, convocar la reunión de constitución y escribir el acta con todos los elementos de la tabla. Tercero, recoger firmas y aceptaciones de cargos. Cuarto, radicar en la Cámara de Comercio junto con los estatutos y los formularios.

Muchas cámaras ofrecen un modelo de acta descargable, y es buena idea partir de ese formato oficial en lugar de uno de internet. Para no dejar cabos sueltos, revisá antes los requisitos para crear una fundación y cuánto cuesta crear una fundación, para llegar con todo listo y sin sorpresas.

Qué sigue después del acta

Con el acta y los estatutos aprobados, radicás la inscripción en la Cámara de Comercio de tu ciudad. Una vez inscrita, la entidad queda registrada y podés tramitar el NIT ante la DIAN. Después viene un paso clave para no pagar de más: solicitar el Régimen Tributario Especial.

Si estás empezando de cero, nuestra guía general de cómo crear una fundación en Colombia conecta todos estos pasos. Y si tu duda es más básica, mirá qué es una ESAL.

Cómo te acompaña Hepacom

Como fundación que trabaja por la vivienda digna, sabemos que detrás de cada ESAL bien constituida hay una comunidad que quiere organizarse para defender un derecho. Por eso compartimos lo que aprendimos creando y administrando la nuestra. No hacemos el trámite por vos (eso lo hace la Cámara de Comercio), pero sí te orientamos para que arranques con el pie derecho. Escribinos a donaciones@hepacom.org o desde contactanos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas se necesitan para el acta de una fundación?
Una fundación puede constituirse con una sola persona (el fundador). Una corporación o asociación necesita varios miembros. En ambos casos el acta debe reflejar quiénes participan.

¿El acta de constitución se hace en notaría?
El acta en sí puede ser un documento privado. Lo que suele requerir reconocimiento ante notario o presentación personal es la firma de quienes aceptan cargos. Confirmá el formato con tu Cámara.

¿Puedo usar un modelo de acta de internet?
Como referencia sí, pero es más seguro partir del modelo oficial de tu Cámara de Comercio y ajustar el objeto social a tu labor real, no copiarlo de otra entidad.

¿Qué pasa si el acta tiene un error?
La Cámara devuelve el trámite con las observaciones. Se corrige el acta, se vuelve a firmar y se radica de nuevo. Por eso conviene revisarla bien antes de presentarla.

Última actualización: julio 2026. Guía informativa. El trámite lo realiza la entidad oficial (Cámara de Comercio y DIAN). Verificá en el canal oficial. Hepacom no cobra ni gestiona pagos.