Contabilidad de una fundación en Colombia: qué obligaciones tenés

Última actualización: julio de 2026

Muchas fundaciones nacen con toda la voluntad de ayudar y ninguna claridad sobre la contabilidad, y ese descuido es de los que más caro se pagan. La contabilidad de una fundación no es un trámite opcional ni un lujo de las entidades grandes: es una obligación legal desde el día uno, y de ella dependen los beneficios tributarios, la confianza de los donantes y hasta la supervivencia de la entidad. Llevarla bien no complica la misión; la protege.

Somos Hepacom, la Fundación Hechos Para la Comunidad (NIT 900.841.914-1), y trabajamos por la vivienda digna en el sur del Valle de Aburrá. Como cualquier ESAL, rendimos cuentas y llevamos nuestra contabilidad en orden, y sabemos lo intimidante que suena todo esto cuando estás empezando. Así que vamos a explicarlo claro: qué contabilidad debe llevar tu fundación, bajo qué normas, qué le reportás a la DIAN y por qué esto sostiene, y no estorba, el trabajo con las familias.

¿Una fundación en Colombia está obligada a llevar contabilidad?

Sí, y sin excepciones por ser sin ánimo de lucro. Toda entidad sin ánimo de lucro (ESAL) está obligada a llevar contabilidad conforme al Código de Comercio y a normas específicas para el sector, entre ellas el artículo 364 del Estatuto Tributario y el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009. «Sin ánimo de lucro» significa que las utilidades no se reparten entre los asociados, no que la entidad no maneje dinero ni deba registrarlo.

La confusión más común es creer que una fundación pequeña, que apenas recibe unas donaciones al año, puede llevar las cuentas «en un cuaderno». No es así: necesita contabilidad formal, con soportes y bajo un marco técnico. Esa contabilidad es la base de casi todo lo demás, desde renovar el Régimen Tributario Especial (RTE) hasta demostrarle a un donante que su aporte se usó como se prometió.

¿Con qué normas contables lleva la contabilidad una fundación?

Desde la Ley 1314 de 2009, Colombia adoptó las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). El marco técnico está reunido en el Decreto 2420 de 2015 y sus anexos. Ahí las entidades se clasifican en tres grupos —Grupo 1 (NIIF plenas), Grupo 2 (NIIF para PYMES) y Grupo 3 (contabilidad simplificada)— según su tamaño: activos, ingresos y número de empleados, entre otros criterios.

Las fundaciones se clasifican con los mismos parámetros que cualquier entidad. En la práctica, la mayoría de las fundaciones pequeñas y medianas quedan en el Grupo 2 o en el Grupo 3, que son marcos más livianos. Saber en qué grupo estás no es un detalle menor: define qué estados financieros preparás y con qué nivel de detalle. Ese es el tipo de definición que conviene resolver con un contador desde el arranque, junto con los estatutos de la fundación.

¿Qué libros y soportes contables debe conservar tu fundación?

La contabilidad no vive en la memoria de nadie: vive en registros. Tu fundación debe llevar sus libros de contabilidad (donde quedan asentadas todas las operaciones) y conservar los soportes de cada movimiento: facturas, recibos, comprobantes de ingreso y de egreso, extractos bancarios y los certificados de las donaciones que recibe. Todo eso respalda cada peso que entra y sale.

Ese orden cumple dos funciones. Frente a la DIAN, es la prueba de que la entidad opera de verdad como una ESAL y merece sus beneficios. Frente a los donantes y a la comunidad, es la materia prima de la transparencia. Cuando esos soportes están al día, tareas como las obligaciones anuales de una ESAL dejan de ser una carrera contra el reloj cada año.

¿Qué es la información exógena y cuándo la reporta tu fundación a la DIAN?

La información exógena (o medios magnéticos) es un reporte anual en el que las entidades le informan a la DIAN el detalle de sus operaciones: quién les donó, a quién le pagaron, sus ingresos y sus gastos. Sirve para que la administración tributaria cruce datos entre contribuyentes. Muchas fundaciones quedan obligadas a presentarla cuando cumplen los criterios que la DIAN define.

Acá va la advertencia importante: los topes que determinan quién reporta, los formatos y los plazos cambian cada año y los fija la DIAN mediante una resolución. Por eso no te damos una cifra fija: lo correcto es verificar la resolución vigente en el portal de la DIAN cada año, o confirmarlo con tu contador. Presentar exógena tarde o con errores acarrea sanciones, así que no es un reporte para dejar para último momento.

¿Cómo se conecta la contabilidad con el Régimen Tributario Especial (RTE)?

Acá se ve por qué la contabilidad es tan estratégica. Las fundaciones que pertenecen al RTE acceden a beneficios tributarios importantes, pero a cambio deben demostrar cada año que se los merecen, y esa demostración se hace con la contabilidad. Para el proceso anual de actualización del RTE, la entidad presenta sus estados financieros y, si sus ingresos brutos del año anterior superan las 160.000 UVT, una memoria económica con el detalle de sus proyectos y recursos.

Si la contabilidad está desordenada o incompleta, ese proceso se vuelve un dolor de cabeza y, en el peor de los casos, la entidad puede perder su calificación en el RTE y pasar al régimen ordinario. Por eso insistimos: llevar bien las cuentas no es burocracia, es lo que mantiene vivos los beneficios que hacen sostenible a una fundación. Si estás dando los primeros pasos, nuestra guía de cómo crear una fundación en Colombia ubica dónde encaja la contabilidad en todo el proceso.

Elaboración de Hepacom con base en la Ley 1314 de 2009, el Decreto 2420 de 2015 y la normativa de la DIAN sobre el Régimen Tributario Especial. Los topes y plazos los fija la DIAN cada año por resolución. Última actualización: julio de 2026.

Errores comunes en la contabilidad de una fundación

• Creer que «sin ánimo de lucro» exime de llevar contabilidad: no exime. La fundación maneja recursos y debe registrarlos formalmente, igual que cualquier entidad.
• Dejar los soportes sueltos o perderlos: sin facturas, recibos y comprobantes, la contabilidad no se sostiene y peligra la permanencia en el RTE. El orden se lleva al día, no a fin de año.
• Confundir contabilidad con impuestos y dejar la exógena para el final: son cosas distintas y con plazos propios. Reportar tarde a la DIAN acarrea sanciones evitables.

¿Necesito un contador o un revisor fiscal para la contabilidad de mi fundación?

Un contador público sí: es quien lleva y certifica la contabilidad, y quien te orienta sobre el grupo NIIF, los estados financieros y los reportes a la DIAN. No es un gasto prescindible; es la persona que evita que un error contable te cueste el RTE. El revisor fiscal es distinto: es una figura de control que la ley exige solo en ciertos casos, no en todas las fundaciones. Explicamos cuándo aplica en nuestra guía sobre el revisor fiscal en una ESAL.

La recomendación honesta es no improvisar con esto. Una fundación bien llevada dedica una parte pequeña de sus recursos a una buena asesoría contable, y a cambio gana tranquilidad, credibilidad ante los donantes y beneficios tributarios seguros. Ese dinero no se resta a la misión: la vuelve sostenible.

Cómo te acompaña Hepacom

Si estás creando o dirigiendo una fundación y estos temas te abruman, escribinos a donaciones@hepacom.org o desde contáctanos. Compartimos con gusto lo que hemos aprendido llevando nuestras propias cuentas en orden y te orientamos sobre dónde buscar apoyo. Lo hacemos porque cada fundación bien administrada es una que puede seguir ayudando a familias a alcanzar una vivienda digna. Eso sí: la contabilidad la lleva y certifica un contador público, y los reportes tributarios se presentan ante la DIAN. Hepacom no cobra ni gestiona pagos ni trámites contables.

Preguntas frecuentes

¿Una fundación pequeña también debe llevar contabilidad?
Sí. El tamaño no exime de la obligación; solo influye en el grupo NIIF que aplica (por lo general Grupo 2 o 3, que son más livianos). Toda ESAL, sin importar cuánto reciba, debe llevar contabilidad formal con sus soportes.

¿Qué pasa si mi fundación no lleva bien la contabilidad?
Puede perder su calificación en el Régimen Tributario Especial y pasar al régimen ordinario, además de exponerse a sanciones de la DIAN. También pierde credibilidad ante donantes, que cada vez piden más transparencia antes de aportar.

¿La contabilidad es lo mismo que la declaración de renta?
No. La contabilidad es el registro permanente de las operaciones; la declaración de renta y la información exógena son reportes tributarios que se preparan a partir de esa contabilidad. Una es la base; los otros son productos que se derivan de ella.

Última actualización: julio de 2026. Guía informativa, no es asesoría contable ni tributaria. La contabilidad la lleva y certifica un contador público y los reportes se presentan ante la DIAN, cuyos topes y plazos cambian cada año por resolución. Verificá siempre la norma vigente en el canal oficial. Hepacom no cobra ni gestiona pagos ni trámites.